Aufbewahrung & Löschung
Wie lange welche Daten bleiben, was automatisch verfällt, welche Daten aus gesetzlichen Gründen nicht gelöscht werden dürfen und wie Auskunfts-, Lösch- und Einschränkungsanträge ablaufen.
Übersicht der Fristen
| Daten | Aufbewahrung | Grund |
|---|---|---|
| Kopplungscodes für Geräte | ca. 10 Minuten | Nur für den Registrierungsvorgang |
| Sitzungskontext | ca. 2 Stunden | Laufender Chat |
| Interaktionsprotokoll | ca. 7 Tage | Betrieb und Fehlersuche |
| Fehlerprotokoll | ca. 30 Tage | Störungsanalyse |
| Chatverläufe und Fälle | Solange dein Mandant sie behält | Support-Historie, dein Ermessen |
| Gerätedaten und Scans | Bis zur Löschung des Geräts | Betrieb |
| Abrechnungs- und Steuerdaten | 7 Jahre | Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht |
| Unveränderliches Audit-Log | dauerhaft | Rechtliche Pflichten, Rechtsverteidigung |
Kurzlebige Daten verfallen automatisch, dafür ist kein Handeln nötig.
Was Löschung eines Geräts bedeutet
Wird ein Gerät gelöscht, verschwinden die daran hängenden Datensätze mit: Scan-Daten, abgeleitete Werte wie Software-Hashes, Gerätekennungen. Chatverläufe bleiben als Support-Historie erhalten, sofern du sie nicht ebenfalls entfernst.
Zwei Grenzen des Löschrechts
Rechnungs- und Steuerdaten unterliegen einer siebenjährigen Aufbewahrungspflicht. Die Pflicht geht dem Löschanspruch vor, ein Löschantrag umfasst diese Daten nicht.
Das unveränderliche Audit-Log hält sicherheitsrelevante Vorgänge dauerhaft und unveränderlich. Diese Einträge sind vom Löschrecht ausgenommen (Art. 17 Abs. 3 DSGVO: Erfüllung rechtlicher Pflichten, Rechtsverteidigung). Es enthält bewusst wenig, aber darunter IP-Adressen, die als personenbezogene Daten behandelt werden.
Anträge nach DSGVO
Drei Vorgänge lassen sich im System auslösen, Admin-Rechte erforderlich:
| Vorgang | Artikel | Ergebnis |
|---|---|---|
| Auskunft und Datenübertragbarkeit | Art. 15, Art. 20 | Export der Daten der betroffenen Person in maschinenlesbarer Form |
| Löschung | Art. 17 | Daten werden gelöscht oder anonymisiert, mit den beiden Ausnahmen oben |
| Einschränkung | Art. 18 | Daten werden markiert und nicht weiterverarbeitet, aber nicht gelöscht |
Empfohlener Ablauf:
- Anfrage protokollieren, Eingangsdatum zählt für die Frist von einem Monat.
- Identität prüfen. Bei Beschäftigten in der Regel über das Personalwesen.
- Umfang klären: nur Chatverläufe? Auch Gerätedaten?
- Vorgang auslösen und Ergebnis dokumentieren.
- Antwort erteilen und dabei die gesetzlichen Ausnahmen benennen.
Wenn ein Beschäftigter das Unternehmen verlässt
- Gerät stilllegen oder neu registrieren, wenn es weitergegeben wird.
- Dashboard-Zugang unter Einstellungen → Team entziehen, weil es kein SSO gibt, endet er nicht automatisch mit dem Verzeichniskonto.
- Aufbewahrung der Chatverläufe nach eurer internen Richtlinie entscheiden.
Vertragsende
Nach Vertragsende werden Mandantendaten gemäß AVV zurückgegeben oder gelöscht. Ausgenommen bleiben die gesetzlich aufbewahrungspflichtigen Rechnungsdaten und das unveränderliche Audit-Log. Frist und Vorgehen stehen im AVV.
Eigene Löschroutine
Das System kennt keine automatische Löschung von Chatverläufen nach x Monaten. Wenn eure Richtlinie eine Frist vorgibt, braucht es dafür eine bewusste Routine, sprich den Support an, wenn du dabei Unterstützung brauchst.