Ablauf des Onboardings
Die acht Stationen von der Anmeldung bis zum laufenden Betrieb: wer was macht, wie lange es dauert und welche Entscheidung an welcher Stelle fällt.
SuperSupport wird begleitet eingeführt, nicht per Selbstregistrierung. Der Grund ist nicht Bequemlichkeit: die eine Einstellung, bei der ein Fehler weh tut, was die KI auf Geräten darf, legen wir gemeinsam fest, nicht du allein im Dunkeln.
Diese Seite zeigt die ganze Strecke, damit du weißt, was auf dich zukommt.
Die acht Stationen
| # | Station | Wer | Dauer |
|---|---|---|---|
| 1 | Anmeldung über die Warteliste | du | 2 Min. |
| 2 | Erstkontakt: Terminvorschlag und Vorbereitungsbogen | wir | in der Regel binnen eines Werktags |
| 3 | Vorbereitung: Bogen ausfüllen | du | ca. 15 Min. |
| 4 | Onboarding-Call | gemeinsam | 45 Min. |
| 5 | Einrichtung: Mandant, erster Admin-Zugang, Aktivierungscode | wir | am selben Tag |
| 6 | Pilot: 3-5 Geräte | du, wir auf Abruf | 1 Woche |
| 7 | Freigabe-Call: Pilot bewerten, Profil final, Kommunikation | gemeinsam | 30 Min. |
| 8 | Rollout und Check-ins an Tag 7 und Tag 30 | du, wir begleitend | laufend |
Realistisch von Anmeldung bis Flottenrollout: zwei bis vier Wochen, vorausgesetzt, die Datenschutzprüfung läuft parallel und nicht hinterher. Mehr dazu unten.
Station 2-3: Vorbereitung
Nach dem Erstkontakt bekommst du einen Vorbereitungsbogen. Er klärt fünf Dinge: Vertragsdaten, Technik, deine häufigsten Support-Fälle, Rechtliches und die Pilotgruppe.
Je vollständiger der Bogen, desto kürzer der Call und desto brauchbarer ist die KI ab Tag eins, weil wir die Wissensdatenbank vorbereiten können.
Die vollständige Liste steht in der Onboarding-Checkliste. Sie lohnt sich vorher: zwei Punkte darin (Datenschutz und Softwareverteilung) haben Vorlaufzeiten, die man nicht aufholt.
Station 4: Der Onboarding-Call (45 Minuten)
Fester Ablauf, damit nichts untergeht:
- Was soll in 30 Tagen anders sein? Eine messbare Zahl, Anzahl Tickets, Zeit bis zur ersten Antwort, Anteil der Fälle ohne IT-Kontakt.
- Live-Demo: Endnutzer-Chat, System-Scan, ein Fix mit Freigabe, eine Eskalation.
- Offene Punkte aus dem Vorbereitungsbogen schließen.
- Grenzen, offen und vor der Unterschrift, nicht danach (siehe unten).
- Berechtigungsprofil gemeinsam wählen. Der wichtigste Punkt des Calls.
- Nächste Schritte und Termin für das Pilotende.
Station 5: Einrichtung
Wir legen an:
- deinen Mandanten mit Tarif und Gerätelimit,
- den ersten Admin-Zugang (Einladung per E-Mail-Link),
- den Aktivierungscode, einen pro Mandant, gültig für alle Geräte.
Danach bist du dran: Admin-Quickstart.
Station 6-7: Pilot und Freigabe
Eine Woche, 3-5 Geräte, echte Probleme. Kein Testszenario, der Pilot soll zeigen, was in deiner Umgebung wirklich passiert. Details und Bewertungskriterien: Pilot durchführen
Im Freigabe-Call entscheiden wir gemeinsam über das endgültige Berechtigungsprofil, den Rollout-Weg und die Mitarbeiterkommunikation.
Station 8: Rollout und Betrieb
Verteilung auf die Flotte, dann Check-ins an Tag 7 und Tag 30 anhand der Zahlen aus dem Dashboard: Lösungsquote, Eskalationen, Verbrauch. Siehe Go-live und danach.
Was wir im Call ohnehin ansprechen
Damit es keine Überraschung im Rollout gibt, diese Punkte gelten heute:
| Punkt | Stand |
|---|---|
| Kein SSO | Anmeldung per Login-Link oder Passwort, keine Entra-/AD-Anbindung |
| Updates | Der Client meldet neue Versionen, installiert sie nicht selbst, Verteilung planen |
| macOS | Build noch nicht notarisiert, beim ersten Start erscheint eine Gatekeeper-Warnung |
| Linux | Geplant, derzeit noch nicht verfügbar |
| Keine Selbstregistrierung | Mandanten legen wir an, es gibt keinen Registrieren-Button |
Details jeweils in Updates & Versionen, Desktop App installieren und Team & Rollen.
Der häufigste Grund für Verzögerung
Nicht die Technik, die Mitbestimmung. Wo ein Betriebsrat zu beteiligen ist, dauert das erfahrungsgemäß zwei bis sechs Wochen. Das ist kein Problem, solange es parallel zum Pilot läuft. Wird es erst nach dem Pilot angestoßen, verschiebt sich der Go-live um genau diese Zeit.
Frag intern früh, ob eine Beteiligung nötig ist, die Antwort kostet fünf Minuten und rettet einen Monat.