Onboarding-Checkliste
Was wir vor der Einrichtung von dir brauchen, sortiert nach Sperrwirkung: Vertrag und Zugang, Technik, fachlicher Kontext, Datenschutz, Pilotgruppe.
Diese Liste ist der Vorbereitungsbogen in Langform. Sortiert danach, was blockiert, wenn die Antwort fehlt, nicht danach, was am einfachsten zu beantworten ist.
Nicht alles muss vor dem Call stehen. Die Blöcke A und D sollten es.
A, Vertrag und Zugang
Ohne diese Angaben können wir den Mandanten nicht anlegen.
| Was | Warum |
|---|---|
| Firmenname (rechtlich) und gewünschter Kurzname | Mandantenname, Rechnung |
| E-Mail und Name des ersten Admins | Erster Dashboard-Zugang. Die Adresse darf noch kein SuperSupport-Konto haben |
| Tarif und geplante Gerätezahl | Gerätelimit und Kontingente |
| Rechnungsadresse, UID, Rechnungs-E-Mail | Abrechnung |
| Start und, falls Testphase, Enddatum | Laufzeit und Budgetdeckel |
B, Technik
Bestimmt den Rollout-Weg. Fehlt hier etwas, merkt man es erst beim Verteilen, dann kostet es einen Termin.
| Was | Warum |
|---|---|
| Gerätezahl, Aufteilung Windows/macOS, Betriebssystemversionen | Unterstützt: Windows 10/11 64-bit, macOS 12+. Linux ist geplant, heute noch nicht verfügbar |
| Wie kommt Software auf die Geräte? Intune, GPO, SCCM, Jamf, manuell | Entscheidet, ob eine stille MSI-Verteilung gebraucht wird |
| Haben Nutzer lokale Adminrechte? Wie ist die UAC-Richtlinie? | Update-Installation verlangt heute eine interaktive Bestätigung |
| Proxy, TLS-Inspection, Firewall-Freigaben | Der Client braucht nur ausgehende Verbindungen, siehe Netzwerk & Firewall |
| Welches Antivirus/EDR ist im Einsatz? | Der Client startet Systembefehle, Ausnahmen und Alarmierung vorab klären |
| Entra ID / AD vorhanden? SSO gewünscht? | Heute kein SSO. Wichtig für deinen Offboarding-Prozess |
| VPN, Homeoffice-Anteil, Notebooks außerhalb des Netzes | Erreichbarkeit der Geräte |
| Standorte und Zeitzonen | Eskalationszeiten, Auswertungen |
C, Fachlicher Kontext
Entscheidet, ob die KI ab Tag eins etwas taugt oder erst nach Wochen.
| Was | Wohin im Produkt |
|---|---|
| Die zehn häufigsten Support-Anfragen, gern als Export aus dem Ticketsystem | Wissensdatenbank und Playbook-Auswahl |
| Welches Ticketsystem nutzt ihr heute? | Integrationen |
| Gibt es eine Wissensdatenbank? Confluence, SharePoint, Notion, Wiki, Export möglich? | The Brain, der größte Qualitätshebel |
| Software, die niemals beendet oder verändert werden darf | KI-Schutzliste |
| Eskalationsweg: wer, welcher Kanal, welche Zeiten | Benachrichtigungen und Fälle |
| Was darf die KI selbstständig? Nur lesen · Standardfixes · alles mit Endnutzer-Freigabe | Berechtigungen & Regeln |
| Wer bekommt Dashboard-Zugang, Namen und Rollen? | Team & Rollen |
| Sprache der Endnutzer | Client-Sprache |
Der Punkt mit dem größten Effekt: die zehn häufigsten Anfragen plus eine vorhandene Wissensdatenbank. Damit kennt die KI euren Drucker, euer VPN und eure Sonderfälle, statt allgemeines IT-Wissen zu raten.
D, Recht und Datenschutz
Blockiert in vielen Unternehmen den Go-live. Bitte früh anstoßen.
| Was | Warum |
|---|---|
| AVV: wer unterzeichnet, unter welcher Anschrift | Muss vor der Produktivnutzung stehen, AVV & Subprozessoren |
| Datenschutzbeauftragte:r, wer, ab wann eingebunden | Prüfung braucht Vorlauf |
| Ist ein Betriebsrat zu beteiligen? | Erfahrungswert 2-6 Wochen. Parallel zum Pilot starten, nicht danach |
| Soll die PII-Anonymisierung aktiv sein? | PII-Redaktion |
| Wie lange sollen Chatverläufe aufbewahrt werden? | Aufbewahrung & Löschung |
| Wer informiert die Belegschaft, mit welchem Text? | Wir liefern eine Vorlage |
E, Pilot und Termine
| Was | Warum |
|---|---|
| Pilotgruppe: 3-5 Personen mit Namen und Gerätetyp | Pilot durchführen |
| Wunschtermin für den Go-live | Rückwärtsplanung |
| Technischer Ansprechpartner samt Telefonnummer | Für die Fälle, in denen E-Mail zu langsam ist |
| Zeitfenster, in denen nicht installiert werden darf | Monatsabschluss, Inventur, Saisongeschäft |
Kurzfassung zum Abhaken
- [ ] Firmendaten, erster Admin (E-Mail ohne bestehendes Konto), Tarif
- [ ] Gerätezahl und Betriebssystemverteilung
- [ ] Verteilungsweg für Software geklärt
- [ ] Netzwerkfreigaben beantragt
- [ ] AV/EDR-Ausnahmen geklärt
- [ ] Top-10-Anfragen exportiert
- [ ] Wissensdatenbank-Export geprüft
- [ ] Schutzliste kritischer Software erstellt
- [ ] AVV-Unterzeichner benannt
- [ ] Betriebsrat geklärt
- [ ] Pilotgruppe benannt
- [ ] Mitarbeiterinformation vorbereitet